Чтобы не потерять свой бизнес, необходимо вести строгий учет. Это основа любого бизнеса.
Управленческий учет в ресторане имеет свои особенности. Более того, учет в каждом конкретном заведении строится по-своему.
Ресторанный учет строится не только на бухгалтерском подсчете расходов и доходов. В него также должны входить: прогнозирование спроса для расчета закупок, учет сотрудников, соблюдение планов продаж и многое другое.
Без грамотного учета любой бизнес перестанет приносить прибыль и выйдет из-под контроля владельца.
В этой статье мы рассмотрим примеры ресторанного учета, важнейшие показатели, способы внедрения и типичные ошибки, которые часто совершают рестораторы.
Почему реализация управленческого учета так важна
Учет необходим для полного понимания внутренней работы бизнеса. Если грамотно настроить автоматизацию отчетности, то ресторатор будет видеть все, что происходит в его заведении в реальном времени и сможет прогнозировать будущее своего бизнеса.
Данные из программ учета покажут:
— Прибыль и расходы
— Статистику продаж каждого наименования из меню и посещаемости заведения
— Точное количество необходимых закупок, исходя из статистики спроса
— Все внутренние затраты на расходники, зарплаты, оборудование и прочее
— Сезонные и другие изменения спроса
— Стратегии развития и возможности для экономии
Все это необходимо не только знать, но и держать под строгим контролем для стабильного получения прибыли и роста.
Показатели управленческого учёта в ресторане
Управленческий учет организации общепита состоит из множества показателей, но есть 5 ведущих показателей, на которых базируются все остальные данные.
Среди них:
- Выручка. Показывает не только количество денег, которые заработало заведение, но и статистику спроса. Необходимо рассматривать, как общий показатель выручки, так и показатель выручки по часам, дням и сезонам.
- Посещаемость. Учет статистики и скачков посещаемости поможет определить, какие события и условия снижают или повышают количество гостей. Он покажет эффективность маркетинговой стратегии и позволит спрогнозировать затраты на закупку.
- Количество чеков и средний чек. По количеству чеков легко понять, кто чаще посещает заведение: пары, семьи или компании. А по среднему чеку можно понять, как много заказывает каждый человек или столик в среднем.
- Количество проданных блюд. Благодаря этому показателю владелец сможет понимать, какие конкретно позиции продаются лучше, а какие — хуже. Этот показатель тоже стоит рассматривать, как в абсолютном значении, так и с разделением по времени дня и сезонности. Можно даже составлять статистику, какие группы гостей заказывают конкретные блюда чаще.
Каждая из этих цифр расскажет об основных показателях заведения общественного питания.
Но кроме них есть и другие важные показатели. Например, скидки, стоп-листы и KPI сотрудников. Также важно понимать, какие столы самые привлекательные для гостей и в какие часы в заведении наибольшая посещаемость.
В ресторанном бизнесе важно учитывать каждую мелочь, чтобы бизнес процветал.
Отчётность управленческого учёта в ресторане
Отчетность заведений общепита не сводится только к простой бухгалтерии. Это сложная система показателей, в которой нужно учитывать все. В отчетность входят:
Отчет по меню или ABC-анализ. В нем владелец наглядно увидит, какие блюда приносят максимум выручки, а какие пора убрать из меню вовсе. Такой отчет можно проводить как по всем позициям из меню, так и по видам блюд, специальным предложениям и другим группам.
Отчет о прибыли и убытках. В нем будет подробная информация о расходах на закупку и списание, себестоимость блюд и прибыль с них.
Общий управленческий баланс для контроля активов.
Отчет о движении средств. Он позволяет всегда понимать, откуда пришли деньги, и куда они уходят. Отчет составляется регулярно и в него вносятся абсолютно все расходы и доходы.
Отчет о продажах помогает ежедневно понимать количество проданных позиций меню.
Сам собственник может корректировать и самостоятельно составлять отчетность для своего заведения. Далеко не всем заведениям требуется максимально развернутый учет.
Например, небольшим кофейням хватит учета прибыли и расходов и данных по посещаемости и спросу. А вот для крупного ресторана пригодятся все показатели и даже больше.
Внедрение управленческого учёта в ресторане
Внедрение системы учета всегда вызывает у собственников бизнеса страх. В некоторых нишах этот процесс даже заставляет оставить работу всей компании.
Но если позаботиться о внедрении систем учета на стадии открытия бизнеса, то проблем получится избежать.
Для начала стоит сгруппировать доходы и расходы по отдельным статьям. Например, затраты на закупку продуктов и расходники, заработная плата сотрудников, затраты на оборудование, посуду и мебель, арендная плата и коммунальные платежи. Прибыль можно сгруппировать в доход от кухни, бара и сопутствующих товаров.
Далее необходимо составить финансовый план на первые месяцы работы с указанием всех затрат и вероятной прибыли.
Создайте таблицы или подключите сервисы для автоматического учета всех необходимых показателей. Назначьте ответственных за составление и предоставление отчетов и укажите сроки сдачи отчетности.
Если заведение небольшое, то на начальном этапе часто используются обычные таблицы. Но в более крупных компаниях необходима автоматическая система.
Уже с первого месяца работы необходимо строго учитывать и анализировать все показатели. На их основе владелец сможет постоянно корректировать стратегию ведения бизнеса, минимизировать расходы и увеличивать прибыль.
Типичные ошибки новичков и как их избежать
Помните, что в бизнесе важна каждая мелочь. Нет таких показателей, которые не дали бы возможности для развития грамотному владельцу бизнеса.
Многие новички уверены, что достаточно посчитать выручку и затраты. Но есть множество факторов, которые влияют на общую рентабельность бизнеса.
Например, анализировать посещаемость и средний чек без разделения на время дня будет ошибкой. Если заведение находится в районе, где много офисов и в меню присутствует бизнес-ланч, то наплыв в обеденное время будет составлять львиную долю гостей. А по статистике посещаемости в выходные будет ощутимый спад. При этом бизнес-ланч будет снижать средний чек за счет выгодных комбо-предложений.
Поэтому так важно анализировать каждый вид обслуживания, количество гостей, средний чек с учетом всех акций, специальных предложений.
Еще одна грубая ошибка — не следить за последними изменениями и поправками в законах. Нормы СанПиН и пожарной безопасности, закон о продаже алкоголя могут принести немало неприятных сюрпризов владельцу ресторанного бизнеса в случае внезапной проверки.
То же касается и налоговой отчетности. Законы меняются быстро и небольшая ошибка в их соблюдении может привести к крупным штрафам, а иногда и закрытию заведения.
Важно не забывать хранить все документы и вносить в отчеты любые, даже самые мелкие траты и прибыль. Салфетки, которые собственник срочно купил в ближайшем супермаркете по просьбе администратора тоже считаются. Не стоит об этом забывать.
И, конечно, всегда стоит разделять деньги по целям использования.
Ресторанный бизнес — это единый организм. Если малейшая деталь дает сбой или остается без внимания, то вся работа может пойти прахом.
Поэтому так важно учитывать каждую мелочь и всегда держать под контролем все показатели своего бизнеса.
