Ресторанный бизнес может потерпеть крах, если не соблюдать одно важнейшее правило. Для полного контроля расходов необходимо регулярно проводить инвентаризацию.
Как бы много прибыли ни приносил бизнес своему владельцу, все это может перечеркнуть непомерно огромные затраты на расходные материалы и продукты питания. Это может происходить из-за неверного или недостаточного учета или из-за недобросовестности сотрудников, ведь в ресторанном бизнесе есть, чем поживиться.
Поэтому так важно проводить тщательную опись товаров и инвентаризацию продуктов.
Что такое инвентаризация в ресторане
Без четкого контроля реальных остатков расходников в ресторане невозможно понять, какую точную прибыль приносит бизнес.
Инвентаризация продуктов позволяет выявить расхождение между отчетами и реальной ситуацией с товарно-материальными ценностями.
Благодаря этому владелец сможет составить верную налоговую отчетность и не получить штраф.
Регулярная инвентаризация позволяет повысить сервис, ведь при тщательном учете остатков продуктов на кухне не возникнет внезапной недостачи и не появятся новые блюда в стоп-листе.
Кроме того, регулярный пересчет расходных материалов позволяет всегда быть готовыми к внезапной проверке от надзорных органов и выявлять недобросовестных работников.
Но проводить инвентаризацию часто довольно сложно. Для этого требуется много ресурсов и времени. Поэтому, для удобства и скорости в общепите часто вводят специальную систему учета, благодаря которой фактическая инвентаризация происходит прямо в процессе работы заведения, без остановки рабочего процесса. Но это не отменяет проведение регулярной масштабной инвентаризации, например, раз в месяц.
По результатам ревизии можно выявить 4 вида нарушений:
— Недостача (товара меньше, чем в документации)
— Излишек (товара больше, чем в документации)
— Пересорт (излишек одного товара покрывает недостачу второго схожего товара)
— Порча (испорченные расходные материалы)
Чем более мелкие и часто меняющиеся товары на складе, тем чаще их нужно пересчитывать. Например, продукты питания и мелкие расходники, которые используются каждый день, стоит считать чаще. В идеале, каждую смену.
Виды инвентаризации в общепите
Инвентаризация в ресторане, кафе, трактире, баре — это не просто пересчет всего и вся.
Ревизия бывает разной. Как правило, сведение остатков на складе подразделяется на виды по регулярности и масштабу.
По регулярности:
- Ежемесячная
Проводится по всем основных расходникам. Охватывает не только продукты питания и бар, но и бытовую химию и другие хозтовары.
- Еженедельная
Проводится по всем продуктам питания для сравнения с документацией.
- Ежедневная
Проводится для сверения остатков напитков в баре.
По масштабности инвентаризация бывает частичная и сплошная. Частичная ревизия проводится по отдельным категориям расходников, а сплошная — по всем.
Бывает еще 4 вида проверки товаров, в зависимости от ситуации:
- Плановая, которая проводится по установленному расписанию
- Внеплановая, которая проводится при подозрении на недобросовестность сотрудников
- Повторная, которая проводится для перепроверки полученных результатов
- Контрольная, которая проводится при подозрении на недобросовестность членов инвентаризационной группы.
Каждый вид инвентаризации подходит под определенную ситуацию. Важно не забыть проводить ее регулярно и даже если нет видимой необходимости. Контроль нужен всегда.
Этапы
Как проводится инвентаризация в ресторане по шагам? Рассказываем.
Проведение описи продукции и кухонных расходников производится по четкой последовательности и правилам.
Следуйте пошаговой инструкции ниже и вы научитесь организовывать инвентаризацию по всем правилам и с максимальной эффективностью.
Подготовка
На первом этапе необходимо определить группу из работников для проведения описи продукции, посуды и хозтоваров.
Группа может состоять из работников кухни, но среди них обязательно должны быть независимые наблюдатели из других отделов. Например, из бухгалтерии.
Это крайне важно для достоверности данных, внесенных в документы и предотвращения фальсификации.
Также перед проверкой в предприятии общественного питания стоит подготовить все приходно-расходные документы, чтобы не искать их в процессе.
Только грамотная организация процесса помогает произвести учет правильно.
Учет остатков
Существует множество правил подсчета товаров в ресторане. Но главное и первое правило — все результаты проверки указываются в описи и подписываются всеми членами комиссии.
Учет проводится постепенно, переходя от одного места к другому. При этом, товары не перекладываются на другие места, чтобы не повторяться.
Одновременно с учетом происходит и списание испорченных продуктов. Все движения отражаются в описи.
Сначала происходит ревизия кухни и только потом — бара. Напитки в баре пересчитываются в бутылках или в литрах. Остатки каждого напитка измеряются мерным стаканом.
Разные виды расходников считаются отдельными группами:
— Готовые блюда
— Заготовки
— Полуфабрикаты
— Сырые продукты
Не стоит забывать и про мелкие расходники. Например, про упаковку блюд в заведениях, которые готовят на вынос и на доставку.
Важно учитывать и особенности каждого отдельного продукта. У одних продуктов процент списания больше, у других — меньше.
Подсчету подлежат все расходные материалы ресторана, а ревизия проводится в то время, когда ресторан закрыт для обслуживания гостей.
Бухгалтерская сверка
В результате проверки команда получает актуальные данные по всем товарно-материальным ценностям. Все полученные цифры вносятся в сличительную ведомость.
Отдельно оформляются все испорченные наименования, подлежащие списанию. Также отдельно отмечаются товары, которые были уже приняты или отгружены, но все еще числятся в базе.
Подведение итогов
Все итоговые данные передаются директору для изучения и анализа ситуации. После этого все данные вносятся в бухгалтерский баланс по следующим критериям:
— Выявленные излишки отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» по кредиту
— Суммы недостач направляются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» как расходы
— При пересорте одновременно фиксируют как излишки, так и недостачи, после чего производят взаиморасчет между ними
— Потери от порчи учитываются либо в пределах норм естественной убыли, либо как сверхнормативные — при этом они не засчитываются в валовые расходы
Для ускорения процесса инвентаризации многие заведения общепита используют специальные программы для складского учета. Они позволяют автоматизировать все процессы и существенно сократить время.
Важно регулярно производить подсчет всех остатков, чтобы в бухгалтерии не возникало внезапных кассовых разрывов, а вам не приходилось в срочном порядке искать выход из положения.
