Автоматизированные системы управления дают возможность постоянно отслеживать работу сотрудников в зале и на кухне, что позволяет быстро реагировать на любые изменения и оценивать эффективность заведения. В этой статье мы расскажем о том, почему автоматизация важна для ресторанного бизнеса, какие задачи она решает и как упрощает управление предприятием общественного питания.
Зачем автоматизировать ресторанный бизнес?
Автоматизация сегодня играет ключевую роль в ресторанном бизнесе. По мере роста вашего предприятия возникает необходимость оптимизировать управленческие процессы, включая учёт запасов и финансов, анализ статистики и доходов, а также контроль эффективности сотрудников.
Внедрение системы автоматизации позволяет сэкономить время и ресурсы, решая все эти задачи одновременно и улучшая бизнес-процессы, например:
- Складской учёт — избегайте лишних покупок и проводите инвентаризацию, снижая риск краж;
- Финансовый учёт — контролируйте финансы заведения, включая расчёты с клиентами и списание средств;
- Статистика продаж — анализируйте продажи, чтобы определить популярные товары и увеличить объём продаж;
- Оперативный приём заказов и сервис — используйте программное обеспечение для автоматизации, чтобы быстро принимать заказы и повышать качество обслуживания;
- Детализированное меню — управляйте составом блюд и составляйте технологические карты для упрощения работы кухни;
- Дополнительные функции — система автоматизации предлагает широкий спектр дополнительных функций, таких как настройка программы лояльности, бонусы, безналичный контроль и многое другое.
Важно чётко определить цели и задачи, которые должна выполнять система перед её внедрением.Важно чётко определить цели и задачи, которые должна выполнять система перед её внедрением.
Первый шаг — оценка и стратегическое планирование
Для кафе и ресторанов существуют как традиционные, так и облачные автоматизированные системы.
- Традиционные системы требуют значительных начальных инвестиций и затрат на обучение сотрудников, они связаны с операционной системой Windows и предполагают установку физического сервера, что повышает риски безопасности.
- Облачные системы предпочтительнее для удалённого управления ресторанным бизнесом, их центральный элемент — бэк-офис с панелью управления, где хранится вся ключевая информация о заведении. Облачные системы легко адаптируются к любому масштабу бизнеса, от маленькой точки до крупного ресторана, включая сети заведений. Выбор пакета услуг зависит от специфических задач управляющего, например, ускорение продаж, привлечение новых клиентов или расширение бизнеса.
Второй шаг — реализация
Установка и настройка программного обеспечения, регистрация кассового оборудования и его активация займут несколько дней. Затем необходимо внести в базу данных информацию о меню, технологических процессах, расстановке столов и другие данные. Завершающим этапом является подготовка и обучение персонала.
Обучение персонала
Конкретных методов обучения персонала не существует. Для освоения всех нюансов и обучения работе с новой кассовой системой необходимо либо пройти профессиональное обучение, либо тщательно изучить руководства. С чего начать? Важно определить функции системы, ознакомиться с её возможностями, а затем разработать методику и план обучения. Например:Конкретных методов обучения персонала не существует. Для освоения всех нюансов и обучения работе с новой кассовой системой необходимо либо пройти профессиональное обучение, либо тщательно изучить руководства. С чего начать? Важно определить функции системы, ознакомиться с её возможностями, а затем разработать методику и план обучения. Например:
- Обращение с меню;
- Управление скидками и акциями;
- Внедрение бонусной программы (кешбэк) и идентификация клиентов;
- Кассовая дисциплина;
- Расчёт стоимости заказа (виды оплат);
- Процедуры возврата и аннулирования заказов.
Оборудование
Оборудование для автоматизации ресторана включает:
- iPad — терминал для кассового приложения;
- Wi-Fi-роутер для связи между кассой, фискальным регистратором, банковским термОборудование для автоматизации ресторана включает:
иналом и экраном на кухне; - Фискальный регистратор для передачи данных о продажах в налоговую службу;
- Банковский терминал для обработки безналичных платежей;
- Планшет на Android для использования кухонного приложения;
- Ноутбук или компьютер с браузером Google Chrome и доступом в интернет для работы в бэк-офисе.
Приобретение оборудования в комплекте обычно выгоднее, так как это позволяет сэкономить и гарантирует совместимость компонентов.
Третий шаг — анализ и улучшение
Владелец, внимательно следящий за основными финансовыми показателями своего ресторана, имеет возможность стратегически управлять предприятием и направлять его развитие. Основные инструменты контроля включают:
Доходность — ключевой показатель успеха бизнеса, представляет собой разницу между общим доходом и затратами на аренду, заработную плату персонала, закупку продуктов и прочее.
- Доходность — ключевой показатель успеха бизнеса, представляет собой разницу между общим доходом и затратами на аренду, заработную плату персонала, закупку продуктов и прочее.
- Средний чек — рассчитывается как общий доход, разделённый на количество сделанных покупок. Этот показатель полезно анализировать по отдельным категориям, таким как еда на вынос, напитки, выпечка, десерты и т. д., что поможет определить наиболее прибыльные группы товаров. Расчёты могут проводиться за разные периоды времени, но их точность зависит от точности данных о количестве гостей, введённых официантами в систему.
- Коэффициент заполняемости — помогает оценить эффективность использования столиков. Например, если шестиместные столы заняты парами, разделение их на двухместные увеличит количество возможных посадок.
- Часы пиковой посещаемости — можно определить, проанализировав данные о времени посещения. Это позволит выявить периоды низкой активности клиентов и принять соответствующие меры, например, запустить акцию «Счастливые часы».
Ручное вычисление финансовых показателей возможно, но преимущества автоматизации неоспоримы. Она позволяет экономить время и деньги, даёт возможность владельцу ресторана отслеживать актуальные данные в режиме реального времени, быстро реагировать на изменения в работе и обеспечивает прозрачность всех процессов.Ручное вычисление финансовых показателей возможно, но преимущества автоматизации неоспоримы. Она позволяет экономить время и деньги, даёт возможность владельцу ресторана отслеживать актуальные данные в режиме реального времени, быстро реагировать на изменения в работе и обеспечивает прозрачность всех процессов.
Вместо заключения
Постоянное совершенствование бизнес-процессов — залог устойчивого роста прибыли. После внедрения автоматизированной системы следует уделить внимание следующим аспектам:
- Ускорение обслуживания для увеличения оборачиваемости столиков;
- Ускорение подачи напитков;
- Улучшение работы кухни, включая производство полуфабрикатов и обновление кухонного инвентаря;
- Коррекция меню, так как оно является ключевым фактором, влияющим на прибыль;
- Увеличение доходов с помощью привлекательных акций (например, бизнес-ланчей), найма промоутеров, запуска маркетинговых кампаний с бонусами в социальных сетях и других методов.
